Rekrutmen dan seleksi karyawan yang diinginkan

Tahapan awal proses mencari tenaga kerja yang berkualitas  dengan kualifikasi yang dibutuhkan untuk pemegang jabatan (job) sesuai keinginan organisasi atau perusahaan  semuanya dimulainya dari sistem rekrutmen. Sebelum proses rekrutmen dan seleksi dilakukan untuk pemegang jabatan (job) tertentu atau yang dibutuhkan maka harus memiliki gambaran yang jelas tentang persyaratan (requirement) untuk jabatan tersebut dan  tugas serta  kewajiban yang dipersyaratkan sehingga diperlukan yang namanya analisa jabatan atau Job Profile. Dalam analisa jabatan atau job profile inilah yang didalamnya terkandung namanya job description (jobdesk) dan job spesifikasi (jobspek), untuk itu apabila organisasi atau perusahaan yang belum mempunyai hal tersebut perlu membuat atau menetapkan Job Description  dan  Job Spesification terlebih dahulu.

Pentingnya analisa jabatan (job profile) karena dalam proses rekrutment nantinya akan diadakan seleksi dengan mencocokkan kompetensi (pengetahuan, ketrampilan dan sikap kerja) individu pelamar (calon pegawai) dengan persyaratan (requirement) jabatan yang harus dimiliki individu tersebut untuk memegang suatu jabatan, sesuai yang ada dalam analisa jabatan (job profile) tersebut.. Kegagalan dalam mencocokkan kedua hal tersebut nantinya dapat menyebabkan kinerja karyawan tidak optimal dan kepuasan kerja sangat rendah, sehingga tidak jarang hal ini membuat individu dan organisasi menjadi frustrasi. Dengan adanya analisa jabatan (job profile) maka proses rekrutmen dan selanjutnya menjadi proses pengembangan karyawan akan menjadi lebih terarah.

Rekrutmen sendiri adalah proses untuk mendapatkan kandidat yang memiliki kompetensi sesuai 
dengan kebutuhan pekerjaan atau persyaratan jabatan yang ditetapkan. Sedangkan seleksi (selection) merupakan proses pemilihan yang terdiri dari serangkaian test untuk menetapkan kandidat yang tepat untuk dipekerjakan. Adapun dalam melakukan rekrutmen dan seleksi melalui tahapan seperti hal-hal sbb :

1.  Dalam melakukan proses rekrutmen, awalnya diawali dengan pembuatan iklan lowongan. Dalam pembuatan iklan lowongan pekerjaan harus mewakili apa yang termuat dalam analisis jabatan (job profile) dari masing-masing jabatan yang dibutuhkan organisasi / perusahaan, sehingga tidak bisa semua jabatan bisa 1(satu) iklan lowongan pekerjaan sekaligus. Nah bisa dibayangkan andai tidak ada analisis jabatan (job profile) maka pasti dalam iklan lowongan pekerjaan terdapat ketidakjelasan tentang jabatan yang dibutuhkan, memuat informasi yang tidak relevan, tidak terlihat kualifikasi mendasar yang dibutuhkan untuk jabatan yang dibutuhkan dan sebagainya yang pada akhirnya menarik banyak calon/pelamar yang tidak /qualified.

Kualifikasi pendidikan, pengalaman dan kompetensi dalam iklan lowongan pekerjaan akan berbeda, misalkan antara jabatan Marketing, Customer Service, Akutansi, Auditor dan lain-lain. Antara Supervisor Mesin, Supervisor Listrik, Pengawas Gedung, Pemeliharaan Taman dan lain-lain. Sekali lagi.. semua iklan lowongan pekerjaan mengacu pada analisis jabatan (job profile) dari masing-masing jabatan.

2.   Seleksi berkas. Hanya yang memenuhi kualifikasi sesuai job profile yang akan masuk dalam tahap seleksi selanjutnya.

3.   Bahan untuk pengembangan materi wawancara. Apabila tidak ada analisis jabatan (job profile) maka pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam wawancara pun seringkali tidak relevan atau bahkan tidak menyentuh kualifikasi yang esensial dari suatu jabatan sehingga calon pemegang jabatan tidak bisa diukur secara pasti sehingga akhirnya berpengaruh terhadap kualitas karyawan. Tentu saja mustahil untuk mendapatkan karyawan terbaik tanpa mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang tepat dan relevan. Wawancara / interview yang baik adalah apabila berhasil menggali kompetensi dari calon pemegang jabatan sesuai kompetensi yang dibutuhkan atau yang diatur dalam job profile. Untuk itu bukanlah tugas yang ringan dalam melakukan wawancara dan mempunyai jam terbang tinggi membantu efektivitasnya. Bagaimana metode wawancara untuk rekrutmen dapat dibahas dalam artikel selanjutnya.

4.  Bahan untuk pengembangan alat test. Kesalahan atau kelalaian dalam membuat analisis jabatan (job profile) terlihat juga pada materi test dan wawancara dengan calon pemegang jabatan. Materi test yang dibuat seringkali tidak berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan oleh calon pemegang jabatan. Nah sudah jelas.. keliru dalam membuat analisis jabatan (job profile) membuat kerugian organisasi / perusahaan, apalagi apabila tidak ada analisis jabatan (job profile) :)

5.    Bahan orientasi bagi karyawan baru. Apabila iklan lowongan pekerjaan, alat test dan wawancara telah disesuaikan dengan analisis jabatan (job profile) maka dalam pembekalan / orientasi kepada calon pemegang jabatan otomatis harus disesuaikan dengan kompetensi yang dibutuhkan sesuai jabatan pekerjaan yang akan diemban. Bisa dibayangkan apabila materi orientasi yang diberikan bersifat general baik untuk jabatan marketing, logistic, tehnik dan lain-lain.  

6.   Penyusunan persyaratan jabatan. Dengan adanya job profile akan lebih memudahkan bagi organisasi / perusahaan dalam menyusun prasyarat jabatan atau kompetensi apa saja yang dibutuhkan pada masing-nasing jabatan.  

7.      Membantu menentukan besarnya imbalan yang akan diterima pemegang jabatan.

Setelah penjelasan diatas maka keberhasilan perusahaan dalam mendapatkan karyawan yang berkualitas sesuai yang diinginkan, tentu saja dipengaruhi oleh sistem rekrutmen di perusahaan tersebut. Tanpa sistem rekrutmen yang baik pengembangan sumber daya manusia akan jauh menjadi lebih susah. Untuk itu peran seorang HR dalam proses rekrutmen memang sangat besar, sehingga idealnya dalam proses rekrutmen yang dilakukan oleh Divisi HR mempunyai individu atau staf HR yang memiliki kualifikasi khusus dalam bidang rekrutmen.