Menetapkan Job Description dan Job Spesification terlebih dahulu

Dalam artikel tentang Cara cepat menentukan orang yang tepat di tempat yang tepat dengan metode finger scan, adalah suatu metode cepat untuk menempatkan orang sesuai dengan keinginan perusahaan berdasarkan bakatnya. Dengan orang yang tepat ditempat yang tepat diharapkan kinerja organisasi / perusahaan akan meningkat, akan tetapi hal tersebut tidak serta merta bisa sesuai yang diharapkan jika dalam jabatannya tidak ada batasan yang jelas menyangkut ruang lingkup jabatan (jobdesk) dan spesifikasi dari si pemegang jabatan (jobspek). Untuk itu perlu dibangunnya sistem Job Description (jobdesk) dan Job Spefication (jobspek) terlebih dahulu yang nantinya sebagai suatu analis jabatan atau yang biasa disebut sebagai Job Profile sehingga dapat mengukur seseorang perform dalam jabatannya atau tidak dan sebagai alat bagi proses pengembangan SDM secara keseluruhan.

Job description (jobdesk) atau uraian jabatan/job atau gambaran tugas adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi tujuan dari dibentuknya suatu jabatan/tugas, uraian atau gambaran tentang apa yang harus dilakukan oleh sipemegang jabatan, bagaimana suatu pekerjaan dilakukan, alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan, hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya diluar lingkup pekerjaannya dan diluar organisasi (eksternal) sehingga dapat tercapai tujuan unit / bagian kerja dan organisasi / perusahaan secara luas. Apabila job description (jobdesk) / uraian jabatan telah tersusun dengan baik, maka job spesification / spesifikasi jabatan akan mulai dikembangkan.

Contoh Job description : Marketing

I. Tujuan dibentuk Jabatan ini :

Agar dapat memikirkan dan memaksimalkan penjualan produk (baik barang maupun jasa) serta membina hubungan dengan pelanggan secara terus menerus agar pencapaian dan pertumbuhan penjualan dapat bertahan dan meningkat.

II. Identitas Jabatan

Nama jabatan             : Sales Jasa

Atasan langsung          : Supervisor Jasa

Atasan tidak langsung  : Kepala Marketing Jasa & Barang

Departemen / bidang   : Marketing

III. Tugas dan tanggung jawab utama

a. Mencari pelanggan (customer) baru.

b. Mempertahankan pelanggan (customer) yang sudah ada.

c. Bertanggungjawab terhadap nilai penjualan yang ada dalam teritori penjualan yang menjadi tanggung jawabnya.

d. Memastikan pendistribusian produk bahwa produk sudah diterima oleh pelanggan (customer) sesuai dengan waktu yang telah disepakati.

IV. Kewenangan :

            Mengeluarkan biaya promosi dan entertainment sesuai dengan batas otoritasnya.

V. Hubungan kerja :

a. Di dalam kantor 20 %

Di luar kantor 80 %

b. Banyak berhubungan dengan orang – orang yang baru dikenalnya yang berasal dari berbagai latar belakang.

Contoh diatas merupakan gambaran dalam membuat job description seperti itu, nah dalam membuat setiap job description dari setiap jabatan / job maka anda / unit yang menyusun hal tersebut harus melakukan koordinasi dengan orang-orang yang duduk dalam jabatan/job tersebut,orang-orang yang pernah duduk sebelumnya, orang-orang diluar organisasi/perusahaan anda dan hasil tersebut dituangkan sesuai dengan rencana/keinginan perusahaan agar dapat tercapai target yang diinginkan perusahaan.

 

Job Spesification (Jobspek) atau spesifikasi jabatan adalah suatu uraian tertulis tentang tentang latar belakang pendidikan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki sebelum mengisi pemegang jabatan/job tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif sehingga Job specification ini biasanya disebut juga dengan Hiring Spesification dan biasanya dijadikan informasi dasar untuk memulai proses rekrutmen, seleksi dan penempatan. Job specification / hiring specification / spesifikasi jabatan sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.

Contoh job spesifikasi : Marketing

I. Identitas Jabatan

Nama jabatan : Sales Jasa

Atasan langsung : Supervisor Jasa

Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang.

Departemen / bidang : Marketing

II. Pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang diperlukan :

1. Pendidikan minimal SLTA, diutamakan yang berpendidikan D3

2. Mempunyai pengalaman kerja sebagai sales minimal 1 tahun

3. Pernah mengikuti pelatihan minimal selling skills (tehnik menjual)

III. Ketrampilan dan aspek pribadi yang diperlukan (kompetensi) :

1. Inisiatif

2. Percaya diri

3. Kemampuan komunikasi

4. Pengambilan keputusan

Setelah job description (uraian / gambaran jabatan / tugas) dan job spesification (spesifikasi jabatan) tersebut telah tersusun dengan baik dan jelas maka telah terbentuk suatu sistem yang disebut dengan job profile (analisa jabatan) dimana organisasi / perusahaan anda telah meletakkan dasar yang kuat bagi proses perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia. Arah perencanaan dan pengembangan pegawai menjadi terarah yang dimulai dari rekrutmen, seleksi, penempatan, pelatihan dan pengembangan sampai pada penilaian kinerja (performance management) dan akhirnya suksesi pegawai bisa terbaca. Tanpa adanya analisa jabatan yang merupakan hal mendasar maka akan timpang karena tidak diimbangi informasi yang memadai dan akurat, pengembangan dan pelatihan mungkin tidak dapat mencapai tujuan, begitu juga halnya dengan manajemen penilaian kinerja.

Berikut contoh penggabungan job description dan job spesification dari jabatan/job Marketing sbb :

I. Tujuan dibentuk Jabatan ini :

Agar dapat memikirkan dan memaksimalkan penjualan produk (baik barang maupun jasa) serta membina hubungan dengan pelanggan secara terus menerus agar pencapaian dan pertumbuhan penjualan dapat bertahan dan meningkat.

II. Identitas Jabatan

Nama jabatan : Sales Jasa

Atasan langsung : Supervisor Jasa

Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang

Departemen / bidang : Marketing

III.  Tugas dan tanggung jawab utama

       a. Mencari pelanggan (customer) baru.

       b. Mempertahankan pelanggan (customer) yang sudah ada.

       c. Bertanggungjawab terhadap nilai penjualan yang ada dalam teritori penjualan yang

           menjadi tanggung jawabnya.

       d. Memastikan pendistribusian produk bahwa produk sudah diterima oleh pelanggan

           (customer) sesuai dengan waktu yang telah disepakati.

IV. Kewenangan :

            Mengeluarkan biaya promosi dan entertainment sesuai dengan batas otoritasnya.

V. Hubungan kerja :

      a. Di dalam kantor 20 %

Di luar kantor 80 %

      b. Banyak berhubungan dengan orang – orang yang baru dikenalnya yang berasal dari

          berbagai latar belakang.

VI. Pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang diperlukan :

1. Pendidikan minimal SLTA, diutamakan yang berpendidikan D3

2. Mempunyai pengalaman kerjasebagai sales minimal 1 tahun

3. Pernah mengikuti pelatihan minimal selling skills

VII. Ketrampilan dan aspek pribadi yang diperlukan (kompetensi) :

1. Inisiatif

2. Percaya diri

3. Kemampuan komunikasi

4. Pengambilan keputusan

Satu konsep yang penting dalam analisis jabatan atau job profile adalah bahwa analisis dilakukan terhadap jabatan bukan terhadap orang yang duduk dalam suatu jabatan. Meskipun data diperoleh dari si pemegang jabatan (incumbent) melalui pengamatan, wawancara, kuesioner diskusi, catatan kerja karyawan dan atau kombinasi. Produk yang menjadi hasil analisis jabatan adalah berupa uraian jabatan (job description) atau spesifikasi jabatan (job specification), bukan suatu uraian tentang orang (description of the person).

Yang dimaksud sebagai pemegang jabatan adalah bukan berarti seseorang yang mempunyai jabatan dalam pengertian struktural, akan tetapi semua orang yang mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap pekerjaannya. Contoh seorang cleaning service berarti tugas & tanggung jawabnya adalah menjaga semuanya tetap bersih. Staf bagian pelayanan (customer service) adalah sebagai pusat informasi dan melayani bagi semua pelanggan.

Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan atau job profile merupakan suatu proses pengumpulan dan pencatatan informasi terpercaya dan sahih dengan suatu prosedur tertentu terhadap suatu jabatan tertentu dan persyaratan-persyaratan yang harus dimiliki oleh si pemegang jabatan. Termasuk disini adalah:

- Semua tugas, kegiatan dan tanggungjawab

- Pengetahuan, kemampuan, ketrampilan dan karakter-karakter lain yang dibutuhkan oleh si pemegang jabatan agar dapat bekerja dengan efektif.

- Alasan terhadap adanya suatu jabatan tertentu dan apa yang membuatnya berbeda dari jabatan yang lain.

- Standard kerja atau target yang dapat dijadikan dasar untuk mengukur kinerja.

Memang mungkin tidak semua perusahaan menganggap bahwa analisis jabatan adalah hal yang perlu karena dengan adanya analisis jabatan akan membuat seseorang dalam bekerja menjadi tidak fleksibel dan terkotak-kotak dalam melakukan pekerjaan akan tetapi jika ingin menerapkan manajemen SDM yang berbasis kompetensi maka menurut saya analisis jabatan (job profile) secara sungguh-sungguh adalah wajib hukumnya. Analisis jabatan (job profile) adalah acuan dasar bagi pengembangan SDM sebagai contoh :

• Bahan rujukan dalam pembuatan iklan lowongan dengan memberikan informasi yang objektif tentang suatu jabatan. Andai tidak ada analisis jabatan maka pasti dalam terdapat ketidakjelasan tentang jabatan yang dibutuhkan, memuat informasi yang tidak relevan, tidak terlihat kualifikasi mendasar yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut, dan sebagainya yang pada akhirnya menarik banyak calon/pelamar yang tidak /qualified.
• Penyusunan persyaratan jabatan.
• Membantu menentukan besarnya imbalan yang akan diterima pemegang jabatan.
• Bahan untuk pengembangan materi wawancara. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam wawancara pun seringkali tidak relevan atau bahkan tidak menyentuh kualifikasi yang esensial dari suatu jabatan sehingga akhirnya berpengaruh terhadap kualitas karyawan. Tentu saja mustahil untuk mendapatkan pegawai terbaik tanpa mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang tepat dan relevan.
• Bahan untuk pengembangan alat test Kesalahan atau kelalaian dalam membuat analisis jabatan terlihat juga pada materi test dan wawancara dengan si pelamar. Materi test yang dibuat seringkali tidak berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan di calon karyawan.
• Bahan untuk pengembangan formulir evaluasi.
• Bahan orientasi bagi karyawan baru

Jika analisis jabatan (job profile) telah ada maka dengan mudahnya dapat melakukan rekrutmen dan seleksi karyawan yang diinginkan.